§ 1
Wstęp
1. Aspiratio Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (NIP: 7812012155) oraz MAŚLIŃSKI Law & Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (NIP: 972131849) jako Współadministratorzy danych osobowych deklarują dołożyć wszelkich starań, aby przetwarzanie tych danych odbywało się w zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Współadministratorzy dokładają wszelkich starań by chronić dane osobowe przed udostępnieniem osobom nieuprawnionym bądź nieupoważnionym do ich przetwarzania, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz szanuje prywatność każdej osoby, której dane osobowe przetwarza.
2. Dane osobowe są przetwarzane przez Współadministratorów z zachowaniem wymogów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych lub RODO, OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88).
3. Niniejsza Polityka Ochrony Prywatności (dalej: Polityka) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przyjęte przez Współadministratorów wymienionych w § 3. W Polityce uregulowano:
a) rodzaje danych osobowych gromadzonych przez Współadministratorów,
b) sposób wykorzystania tych danych,
c) prawa osób, których dane są przetwarzane przez Współadministratorów,
d) kategorie podmiotów, którym dane są udostępniane,
e) środki ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych,
f) sposób kontaktu w sprawie realizacji praw osób, których dane są przetwarzane przez Współadministratorów,
g) stosowane przez Współadministratorów środków i metod ochrony danych osobowych,
h) informacje dotyczące plików cookies.
§2
Podstawowe pojęcia
1. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres, numer dowodu osobistego. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań;
2. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych;
3. Naruszenie ochrony danych osobowych – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;
4. Klient – podmiot, na rzecz którego Współadministratorzy świadczą wspólnie lub osobno usługi szkoleniowe lub doradcze;
5. Użytkownik – każdy podmiot przebywający na stronie i korzystający z niej;
6. Formularz lub Formularze – miejsca na Stronie, które umożliwiają wprowadzenie danych osobowych przez Użytkownika, we wskazanych w nich celach np. w celu wysyłki newslettera, w celu złożenia zamówienia, w celu kontaktu z Użytkownikiem;
7. Newsletter – oznacza bezpłatną usługę świadczoną drogą elektroniczną przez Współadministratorów na rzecz Użytkownika poprzez przesyłanie listów elektronicznych, za pośrednictwem których Współadministratorzy informują o wydarzeniach, usługach, produktach i innych elementach istotnych z punktu widzenia Współadministratorów i /lub w celu realizacji prawnie uzasadnionego celu Współadministratorów, którym jest marketing bezpośredni, w tym wysyłanie treści marketingowych i handlowych za zgodą Użytkownika. Szczegółowe informacje na temat wysyłki Newslettera znajdują się w dalszej części niniejszej Polityki prywatności.
§ 3
Administratorzy Danych osobowych
Współadministratorami Danych osobowych są:
§ 4
Zasady zbierania danych osobowych
1. Współadministratorzy jako przetwarzający dane osobowe w ramach świadczenia usług szkoleniowych i doradczych, uzyskują dane osobowe przede wszystkim bezpośrednio od swoich Klientów. W przypadku, gdy służbowe dane kontaktowe nie zostały zebrane bezpośrednio od osoby, której one dotyczą (np. poprzez otrzymanie przez trenera wizytówki zawierającej takie dane lub wypełnienie formularza internetowego), mogły być one przekazane przez reprezentowany podmiot bądź pozyskane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak publiczne rejestry (np. Krajowy Rejestr Sądowy).
2. Współadministratorzy uzyskują dane osobowe, w szczególności w zakresie:
a) informacji kontaktowych (takich jak imię i nazwisko, adres zamieszkania/pobytu/ korespondencyjny/ prowadzenia działalności gospodarczej, e-mail oraz numer telefonu);
b) służbowych informacji kontaktowych (takich jak stanowisko, dział i nazwa instytucji);
c) potrzebnych do wystawienia faktury VAT (takich jak NIP, REGON).
§ 5
Sposób przetwarzania danych osobowych
1. Współadministratorzy dokładają najwyższych starań w celu ochrony informacji i danych osobowych, które przetwarza. W szczególności zapewniają kontrolę nad rodzajem i zakresem przetwarzanych danych osobowych, okresem oraz sposobem ich przetwarzania, a także osobami upoważnionymi do ich przetwarzania.
2. Współadministratorzy zapewniają odpowiednią administracyjną, techniczną i fizyczną ochronę danych osobowych przed przypadkowym, bezprawnym lub nieupoważnionym uszkodzeniem, utratą, modyfikacjami, dostępem, ujawnieniem lub wykorzystaniem.
3. Współadministratorzy przechowują dane osobowe jedynie tak długo, jak jest to niezbędne dla realizacji celu, dla którego dane osobowe zostały zgromadzone, chyba że co innego wynika z przepisów obowiązującego prawa.
4. Współadministratorzy podejmują środki w celu zniszczenia lub permanentnego pozbawienia możliwości identyfikacji danych osobowych, jeżeli jest to wymagane przez przepisy obowiązującego prawa lub jeżeli dane osobowe nie są dłużej potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
5. Współadministratorzy oświadczają, że:
a) przetwarzają dane osobowe zgodnie z prawem;
b) zbierają dane osobowe dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddaje dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
c) przechowują dane osobowe w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania lub realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
6. Dostęp do danych osobowych posiadają jedynie Współadministratorzy, jej pisemnie upoważnieni pracownicy, współpracownicy oraz osoby świadczące usługi na ich rzecz. Dostęp do danych osobowych przez wyżej wymienione osoby odbywa się w wyłącznie celu i zakresie określonym przez Współadministratorów.
7. Współadministratorzy oraz osoby upoważnione do przetwarzania tych danych stosują środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
8. Gromadzone przez Współadministratorów dane mogą być wykorzystywane m.in. w następujących celach:
a) świadczenia i oferowania usług w szczególności szkoleniowych i doradczych lub zawierania i wykonywania umów, administrowania nimi i informowania o nich przez Współadministratorów;
b) prowadzenia korespondencji elektronicznej i tradycyjnej bądź kontaktów telefonicznych; dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której korespondencja dotyczy;
c) w celach wynikających z wymogów obowiązującego prawa lub w związku z toczącym się postępowaniem prawnym lub żądaniem organu władzy publicznej do udostępnienia informacji będących w posiadaniu Współadministratorów;
d) zapewnienia zgodności przetwarzania z przepisami ochrony danych osobowych i wewnętrznymi regulacjami Współadministratorów w tym zakresie;
e) w celu wysyłania newslettera – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego) oraz na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (zgoda).
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale brak ich podania uniemożliwi realizację celów, o których mowa powyżej, w szczególności skorzystania z usług świadczonych przez Współadministratorów. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez Współadministratorów przez okres niezbędny do realizacji wyżej wymienionych celów, jednak nie dłużej niż jest to nakazane przepisami powszechnie obowiązującego prawa
§ 6
Udostępnianie i powierzanie przetwarzania danych osobowych
1. Współadministratorzy nie udostępniają, nie sprzedają ani nie ujawniają w jakikolwiek inny sposób zbieranych danych osobowych, z wyjątkiem sytuacji opisanych w Polityce lub umowie zawartej z Klientem, bądź gdy wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Współadministratorzy mogą powierzyć przetwarzanie danych osobowych dostawcom usług działającym w ich imieniu. Zgodnie z zawartymi z tymi podmiotami umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, Współadministratorzy wymagają od nich zgodnego z przepisami prawa, wysokiego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez nie w imieniu Współadministratorów.
3. Dane osobowe przetwarzane przez Współadministratorów nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
§ 7
Prawa osób, których dane przetwarzają Współadministratorzy
1. W granicach przepisów prawa osoby, których dane Współadministratorzy przetwarzają mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, w szczególności uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych.
2. W granicach przepisów prawa osoby, których dane Współadministratorzy przetwarzają mają również prawo dokonywania zmian, uzupełniania, sprostowania i aktualizacji swoich danych osobowych przetwarzanych przez Współadministratorów.
3. W granicach przepisów prawa osoby, których dane Współadministratorzy przetwarza mają również prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych przetwarzanych przez Współadministratorów.
4. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, osoby, których dane Współadministratorzy przetwarzają mają prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych poprzez zgłoszenie tego w dowolny sposób Współadministratorom. W takich sytuacjach Współadministratorzy dostosują się do tej decyzji w stosunku do przyszłych aktywności. Cofnięcie zgodny nie ma zaś wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych dokonanego przez Współadministratorów przed cofnięciem zgody.
5. W granicach przepisów prawa osoby, których dane Współadministratorzy przetwarza mogą zażądać od Współadministratorów ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
6. W granicach przepisów prawa osoby, których dane Współadministratorzy przetwarzają mają prawo złożyć sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych przez Współadministratorów opartego na realizacji ich uzasadnionego prawnie interesu.
7. W przypadku uznania przez osoby, których dane Współadministratorzy przetwarzają, że przetwarzanie to odbywa się z naruszeniem przepisów prawa, mogą one skierować skargę do organu nadzorczego, którym w przypadku Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 8
Pliki cookies i oprogramowanie analizujące
1. Korzystanie ze strony internetowej www.kancelariawodkan.pl nie wiąże się z koniecznością zalogowania, założenia konta czy podania swoich danych.
2. Współadministratorzy, ich dostawcy usług i partnerzy handlowi gromadzą niektóre informacje za pomocą środków automatycznych, takich jak pliki cookies, podczas przeglądania strony internetowej www.kancelariawodkan.pl. Gromadzone w ten sposób informacje mogą zawierać: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzane adresy URL, a także informacje dotyczące czynności wykonywanych na stronie internetowej.
3. Korzystając ze strony www.kancelariawodkan.pl zgadzają się Państwo na umieszczanie opisanych powyżej plików cookies w swoim komputerze lub na innym urządzeniu. Mogą Państwo jednak zawsze kontrolować zainstalowane cookies.
4. W celu monitorowania strony internetowej www.kancelariawodkan.pl Współadministratorzy może korzystać z oprogramowania analizującego należącego do podmiotów trzecich, np. Google Analytics, które można wyłączyć za pomocą odpowiedniego rozszerzenia przeglądarki.
5. Dla wygody i w celu zapewnienia Państwu dodatkowych informacji, strona internetowej www.kancelariawodkan.pl zawiera łącza do stron internetowych administrowanych przez podmioty niezależne od Współadministratorów np. Facebook lub LinkedIn. Mogą w nich obowiązywać odrębne klauzule lub polityka dotycząca ochrony prywatności. W odniesieniu do wszelkich witryn, do których łącza znajdują się na stronie internetowej, a które nie są własnością Współadministratorów ani nie podlegają ich kontroli, Współadministratorzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za ich zawartość, korzystanie przez Państwa z tych witryn ani za obowiązujące w stosunku do nich zasady ochrony poufności informacji.
§ 8
Zmiany Polityki
1. Polityka może być okresowo modyfikowana i aktualizowana. Modyfikacje mają na celu uwzględnienie zmian w praktykach Współadministratorów dotyczących postępowania z danymi osobowymi i wzmocnienie systemu ochrony danych osobowych przez Współadministratorów.
2. Istotne zmiany w Polityce będą sygnalizowane za pomocą dobrze widocznych komunikatów umieszczonych na stronie internetowej www.kancelariawodkan.pl. U góry strony z treścią Polityki znajdzie się informacja o dacie jej najnowszej aktualizacji.
§ 9
Formularz zapisu na newsletter
1. Współadministratorzy stosują w ramach Strony formularz zapisu na newsletter na zasadach określonych w niniejszym paragrafie.
2. Formularz zapisu na newsletter wymaga podania w odpowiednim miejscu swojego imienia i adresu e-mail. Pola te są obowiązkowe. Następnie Użytkownik, w celu dodania jego adresu e-mail do bazy subskrybentów Współadministratorów, musi potwierdzić chęć zapisu. Uzyskane w ten sposób dane są dodawane do listy mailingowej w celu wysyłania newslettera.
3. Subskrypcja/zapis oznacza, że Użytkownik zgadza się z niniejszą Polityką prywatności oraz wyraża zgodę na wysyłanie mu informacji marketingowych i handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej np. e-maila, w rozumieniu Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Poprzez zapis na newsletter Użytkownik wyraża również zgodę na wykorzystywanie przez Współadministratorów telekomunikacyjnych urządzeń końcowych Użytkownika (np. telefonu, tabletu, komputera) w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług Współadministratorów oraz przedstawiania Użytkownikowi informacji handlowych zgodnie z art. 172 ust.1 Ustawy Prawo telekomunikacyjne.
5. Powyższe zgody są dobrowolne, jednakże konieczne do wysyłki newslettera, w tym m.in. do informowania o usługach, produktach, promocjach i rabatach oferowanych przez Współadministratorów lub produktach osób trzecich polecanych przez niego. Zgody mogą zostać w każdej chwili wycofane, co spowoduje zaprzestanie wysyłania newslettera zgodnie z zasadami zawartymi w niniejszej Polityce prywatności.
6. Newsletter jest wysyłany przez czas nieokreślony, od chwili aktywacji do czasu wycofania zgody. Po wycofaniu zgody, dane Użytkownika mogą być przechowywane w bazie newsletterowej jeszcze przez okres do 3 lat w celu wykazania faktu udzielenia przez Użytkownika zgody na komunikację poprzez newsletter, działań Użytkownika (otwieralności e-maili) oraz chwili jej wycofania, a także ewentualnych związanych z tym roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Wysyłka newslettera może zostać zaprzestana w przypadku niewykazania przez Użytkownika aktywności przez minimum 1 rok od rozpoczęcia świadczenia usługi newsletter lub odczytania ostatniej wiadomości e-mail (wysłanego newslettera). W takim przypadku, Współadministrator usunie dane Użytkownika z systemu do wysyłki newslettera (dostawcy). Użytkownik nie będzie uprawniony do otrzymania żadnej wiadomości od Współadministratora, chyba że zdecyduje się ponownie zapisać w formularzu zapisu na Newsletter lub skontaktuje się ze Współadministratorami w inny, wybrany w tym celu sposób.
8. System mailingowy wykorzystywany do wysyłki newslettera odnotowuje wszelką aktywność i podejmowane działania Użytkownika związane z przesyłanymi do niego e-mailami (data i godzina otwarcia wiadomości, kliknięcia w linki, moment wypisania się, itp.)
9. Współadministratorzy mogą także prowadzić remarketing na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na promocji i reklamie usług kierowany do osób zapisanych na newsletter, w ten sposób, że podane adresy e-mail subskrybentów zostają wgrane do narzędzia marketingowego oferowanego przez Facebook Ireland Ltd. tzw. menadżera reklam, a następnie kierowana jest do nich reklama utworzona przez Współadministratorów lub osoby upoważnione, poprzez konto reklamowe Współadministratorów, pod warunkiem, że subskrybenci newslettera są jednocześnie użytkownikami platformy Facebook (posiadają tam założone konto). Każdorazowo dane te są kasowane po zakończeniu kampanii reklamowej. W przypadku realizacji kolejnej kampanii reklamowej wgrywana jest do narzędzia zaktualizowana baza subskrybentów). Dokładna informacja o tzw. grupach niestandardowych odbiorców, zasady hashowania danych oraz przetwarzania tymi danymi znajdują się w Polityce prywatności portalu Facebook pod tym linkiem https://www.facebook.com/legal/terms/customaudience# oraz https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing, a Współadministratorzy zalecają zapoznanie się z tymi zasadami przez każdego Użytkownika i subskrybenta.
§ 10
Kontakt
Mogą Państwo w dowolnym czasie skontaktować się ze Współadministratorami pod adresem mailowym kontakt@kancelariawodkan.com.pl w celu uzyskania informacji o tym, czy i w jaki sposób Współadministratorzy wykorzystują lub zamierzają wykorzystywać Państwa dane osobowe, jak również w razie jakichkolwiek pytań lub uwag.
Data publikacji: 31 października 2023 r.
Data ostatniej aktualizacji: 31 października 2023 r.